Términos de Servicio

Estos Términos de Servicio son ofrecidos por TREF INVESTMENT S.A.S., sociedad domiciliada en el Centro Comercial Bolívar, Local i-1, Cúcuta, Norte de Santander, Colombia. En adelante, “Tref”, “nosotros” o “el Servicio”.

1. Aceptación de los términos

Estos Términos de Servicio regulan el acceso y uso de la plataforma Tref, incluyendo sus agentes de inteligencia artificial, CRM, dashboard, integraciones con WhatsApp Business Platform, automatizaciones, analítica, soporte y demás servicios relacionados.

Al crear una cuenta, contratar el servicio, usar la plataforma o permitir que terceros la usen en su nombre, usted acepta estos Términos de Servicio.

Si actúa en nombre de una empresa, comercio, entidad o negocio, declara que tiene autorización suficiente para aceptar estos términos en representación de dicha organización.

2. Descripción del servicio

Tref es una plataforma tecnológica que permite a empresas y negocios automatizar procesos de atención al cliente, ventas, gestión de conversaciones y seguimiento comercial mediante agentes de inteligencia artificial conectados a canales de mensajería, incluyendo WhatsApp.

El Servicio puede incluir, entre otras funcionalidades:

• Agentes de inteligencia artificial para atención automatizada.
• Integración con WhatsApp Business Platform.
• Gestión de mensajes entrantes y salientes.
• CRM para administración de contactos, leads, pedidos, citas o conversaciones.
• Dashboard de métricas y analítica.
• Configuración de respuestas frecuentes, flujos, catálogos, servicios o reglas de negocio.
• Escalamiento a asesores humanos.
• Gestión de plantillas de mensajes, cuando aplique.
• Integraciones con sistemas externos, APIs, pasarelas de pago u otras herramientas.
• Soporte técnico y acompañamiento según el plan contratado.

3. Naturaleza B2B del servicio

Tref está dirigido principalmente a empresas, emprendimientos, comercios, profesionales independientes y organizaciones que desean mejorar su atención, ventas o gestión comercial mediante automatización e inteligencia artificial.

El cliente empresarial es responsable de la relación comercial, legal y operativa con sus propios consumidores, usuarios finales, pacientes, compradores, leads o contactos.

4. Cuenta de usuario

Para usar Tref, el cliente debe crear una cuenta o solicitar la activación del servicio.

El cliente se compromete a:

1. Proporcionar información verdadera, completa y actualizada.
2. Mantener la confidencialidad de sus credenciales.
3. No compartir accesos con personas no autorizadas.
4. Notificar cualquier uso no autorizado de su cuenta.
5. Responder por las acciones realizadas desde su cuenta o por usuarios autorizados.

Tref podrá suspender o restringir cuentas cuando detecte uso indebido, riesgo de seguridad, incumplimiento contractual o actividad contraria a la ley.

5. Uso permitido

El cliente podrá usar Tref únicamente para fines legales, comerciales y relacionados con su actividad empresarial.

El cliente se compromete a no usar la plataforma para:

• Enviar spam o comunicaciones no autorizadas.
• Suplantar personas, empresas o entidades.
• Difundir información falsa, engañosa o fraudulenta.
• Realizar actividades ilegales.
• Vulnerar derechos de terceros.
• Enviar contenido discriminatorio, violento, abusivo, sexualmente explícito, difamatorio o contrario a la ley.
• Recolectar datos personales sin autorización.
• Procesar datos sensibles sin base legal.
• Interferir con la seguridad, disponibilidad o funcionamiento de la plataforma.
• Intentar acceder a cuentas, sistemas o datos de otros clientes.
• Revender el servicio sin autorización expresa, salvo acuerdo escrito con Tref.
• Usar la plataforma de manera que viole políticas de Meta, WhatsApp Business Platform u otros proveedores conectados.

6. Uso de WhatsApp Business Platform

Cuando el cliente conecta WhatsApp Business Platform a Tref, acepta cumplir los términos, políticas y condiciones aplicables de Meta y WhatsApp.

El cliente reconoce que:

1. WhatsApp y Meta son servicios de terceros.
2. Tref no controla las decisiones de Meta sobre aprobación de cuentas, números, plantillas, calidad, límites de mensajería, bloqueos, costos o disponibilidad.
3. El cliente es responsable de contar con autorización para contactar a sus usuarios por WhatsApp.
4. El cliente debe cumplir las reglas de mensajería, ventanas de conversación, categorías de plantillas, políticas comerciales y restricciones de WhatsApp.
5. Cualquier suspensión, restricción o cambio impuesto por Meta puede afectar el funcionamiento del servicio.

WhatsApp Business se presta para uso empresarial o comercial, y sus términos aplican al uso de la plataforma empresarial.

7. Plantillas, mensajes y contenido del cliente

El cliente es responsable de todo contenido cargado, enviado, configurado o generado bajo su cuenta, incluyendo:

• Mensajes.
• Promociones.
• Ofertas.
• Imágenes.
• Archivos.
• Catálogos.
• Información de productos o servicios.
• Respuestas automáticas.
• Plantillas de WhatsApp.
• Flujos conversacionales.
• Políticas comerciales.
• Información suministrada al agente de IA.

Tref puede apoyar en la configuración o generación de contenido, pero el cliente es responsable de revisar y aprobar la exactitud, legalidad y pertinencia de dicho contenido antes de usarlo con sus usuarios finales.

8. Inteligencia artificial y limitación de precisión

Tref utiliza inteligencia artificial para automatizar respuestas y procesos. El cliente entiende que los sistemas de IA pueden generar respuestas incorrectas, incompletas, imprecisas o no adecuadas para ciertos contextos.

El cliente se compromete a:

1. Revisar la configuración del agente.
2. Probar el agente antes de activarlo con usuarios finales.
3. Supervisar conversaciones relevantes.
4. Definir cuándo debe escalarse una conversación a un humano.
5. No depender exclusivamente de la IA para decisiones críticas, médicas, legales, financieras o de alto impacto.
6. Mantener información actualizada sobre productos, precios, horarios, políticas y condiciones comerciales.

Tref no garantiza que el agente responda siempre de forma perfecta, que entienda todas las solicitudes ni que cierre ventas o genere resultados específicos.

9. Sectores regulados

Si el cliente usa Tref en sectores como salud, servicios financieros, seguros, educación, legal, migración, créditos, seguridad u otros sectores regulados, será responsable de cumplir la normativa específica aplicable.

En estos casos, el cliente debe evitar que el agente de IA actúe como sustituto de un profesional autorizado cuando la ley exija intervención humana o validación especializada.

10. Datos personales y privacidad

El uso de Tref está sujeto a nuestra Política de Privacidad, que forma parte integral de estos Términos.

El cliente declara que cuenta con las autorizaciones necesarias para tratar datos personales de sus usuarios finales y para permitir que Tref los procese en el marco de la prestación del servicio.

Cuando Tref actúe como encargado del tratamiento, procesará los datos siguiendo las instrucciones del cliente y para las finalidades necesarias del servicio.

11. Seguridad y acceso

Tref implementa medidas razonables de seguridad para proteger la plataforma y los datos procesados. Sin embargo, el cliente también debe adoptar medidas de seguridad, incluyendo:

• Usar contraseñas seguras.
• Limitar accesos a personal autorizado.
• Revocar accesos de empleados o terceros que ya no trabajen con el negocio.
• Evitar compartir credenciales.
• Revisar periódicamente la configuración de usuarios y permisos.

El cliente será responsable por incidentes derivados de negligencia, mal uso de credenciales o accesos otorgados a terceros no autorizados.

12. Disponibilidad del servicio

Tref procurará mantener la plataforma disponible y funcional. Sin embargo, el servicio puede verse afectado por:

• Mantenimientos programados o de emergencia.
• Fallas de infraestructura.
• Cambios o caídas de servicios de terceros.
• Problemas de conectividad.
• Fallas de Meta, WhatsApp, proveedores cloud, modelos de IA, pasarelas de pago u otros servicios externos.
• Eventos de fuerza mayor.

Tref no garantiza disponibilidad ininterrumpida, salvo que exista un acuerdo de nivel de servicio firmado por separado.

13. Servicios de terceros

Tref puede integrarse con servicios de terceros, incluyendo Meta, WhatsApp, proveedores de inteligencia artificial, infraestructura cloud, pasarelas de pago, CRMs, herramientas de analítica u otras APIs.

El cliente reconoce que estos servicios están sujetos a sus propios términos, políticas, precios, restricciones y disponibilidad.

Tref no será responsable por fallas, cambios, suspensiones, costos, errores o decisiones tomadas por proveedores externos.

14. Planes, pagos y facturación

El cliente pagará a Tref los valores correspondientes al plan, suscripción, implementación, consumo, soporte o servicios adicionales contratados.

Las condiciones comerciales podrán incluir:

• Pago mensual, anual o por periodo definido.
• Cargos de implementación.
• Cargos por uso adicional.
• Costos asociados a conversaciones, mensajes, IA, integraciones o infraestructura.
• Servicios personalizados de desarrollo o configuración.
• Impuestos aplicables.

Los precios, límites y condiciones específicas se informarán en la propuesta comercial, contrato, factura, cotización o panel de la plataforma.

15. Costos de WhatsApp, Meta u otros proveedores

Los costos cobrados por Meta, WhatsApp u otros terceros pueden ser independientes de los cargos de Tref, salvo que se indique expresamente lo contrario en la propuesta comercial.

El cliente es responsable de entender y asumir los costos asociados al uso de WhatsApp Business Platform, plantillas, conversaciones, números, cuentas o cualquier otro servicio externo conectado.

16. Mora y suspensión

En caso de falta de pago, Tref podrá:

1. Notificar al cliente.
2. Suspender temporalmente el acceso al servicio.
3. Limitar funcionalidades.
4. Desactivar agentes, integraciones o automatizaciones.
5. Terminar el servicio si la mora persiste.

La suspensión del servicio por falta de pago no libera al cliente de pagar los valores causados.

17. Cancelación del servicio

El cliente podrá cancelar el servicio conforme a las condiciones del plan contratado.

Al cancelar, el cliente debe tener en cuenta que:

• El acceso a la plataforma puede ser desactivado.
• Las automatizaciones pueden dejar de operar.
• Las integraciones con WhatsApp u otros canales pueden ser desconectadas.
• Cierta información puede conservarse por obligaciones legales, contables, contractuales o de seguridad.
• El cliente debe solicitar exportación de información antes de la cancelación, cuando aplique y esté disponible.

18. Propiedad intelectual

Tref conserva todos los derechos sobre la plataforma, software, código, diseños, modelos, flujos técnicos, arquitectura, interfaces, documentación, marca, know-how y demás elementos propios del servicio.

El cliente conserva los derechos sobre su propia información comercial, contenido, catálogos, marcas, bases de clientes y datos que cargue en la plataforma.

El uso del servicio no transfiere propiedad intelectual de Tref al cliente.

19. Licencia de uso

Durante la vigencia del servicio, Tref otorga al cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y usar la plataforma conforme a estos Términos y al plan contratado.

El cliente no podrá copiar, modificar, distribuir, vender, sublicenciar, realizar ingeniería inversa o explotar comercialmente la plataforma sin autorización escrita de Tref.

20. Confidencialidad

Las partes podrán acceder a información confidencial de la otra parte, incluyendo información técnica, comercial, estratégica, financiera, de clientes, precios, procesos, credenciales o documentación interna.

Cada parte se compromete a proteger la información confidencial de la otra y a no divulgarla a terceros sin autorización, salvo cuando sea necesario para prestar el servicio o cumplir una obligación legal.

21. Soporte

Tref podrá ofrecer soporte técnico conforme al plan contratado.

El soporte puede incluir:

• Ayuda para configuración inicial.
• Revisión de errores.
• Ajustes menores del agente.
• Orientación sobre integraciones.
• Acompañamiento en uso de la plataforma.

No se incluyen desarrollos personalizados, integraciones especiales, rediseños complejos, capacitación extensa o soporte fuera del alcance contratado, salvo acuerdo adicional.

22. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, Tref no será responsable por:

• Pérdida de ventas, ingresos, oportunidades o reputación.
• Errores generados por información incorrecta suministrada por el cliente.
• Respuestas incorrectas o incompletas del agente de IA.
• Uso indebido de la plataforma por parte del cliente.
• Incumplimiento del cliente frente a usuarios finales.
• Fallas o cambios en servicios de terceros.
• Suspensiones o restricciones impuestas por Meta, WhatsApp u otros proveedores.
• Daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales.
• Decisiones comerciales tomadas por el cliente con base en analítica o respuestas generadas por la plataforma.

La responsabilidad total de Tref, cuando legalmente proceda, estará limitada al valor pagado por el cliente a Tref durante los últimos tres (3) meses anteriores al evento que originó la reclamación, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.

23. Indemnidad

El cliente se compromete a mantener indemne a Tref frente a reclamaciones, sanciones, demandas, daños, pérdidas o costos derivados de:

• Uso indebido de la plataforma.
• Incumplimiento de estos Términos.
• Incumplimiento de normas de protección de datos.
• Envío de mensajes no autorizados.
• Contenido ilegal, engañoso o infractor.
• Incumplimiento de políticas de Meta, WhatsApp u otros terceros.
• Reclamaciones de usuarios finales relacionadas con productos, servicios, precios, entregas, citas, garantías o atención prestada por el cliente.

24. Terminación

Tref podrá terminar o suspender el servicio cuando:

• El cliente incumpla estos Términos.
• Exista mora en pagos.
• Se detecte uso ilegal, abusivo o riesgoso.
• El cliente vulnere políticas de terceros.
• Exista riesgo para la seguridad de la plataforma.
• Una autoridad competente lo ordene.
• La continuidad del servicio sea técnica, legal o comercialmente inviable.

25. Cambios en el servicio

Tref podrá modificar, mejorar, limitar, reemplazar o descontinuar funcionalidades de la plataforma.

Cuando los cambios sean relevantes, procuraremos informarlos por medios razonables. Algunas funcionalidades pueden depender de terceros, por lo que pueden cambiar sin control directo de Tref.

26. Cambios a estos términos

Tref podrá actualizar estos Términos de Servicio. La versión vigente será publicada en el sitio web o plataforma.

El uso continuado del servicio después de una actualización implica aceptación de los nuevos términos.

27. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia, salvo que una norma imperativa disponga algo diferente.

Cualquier controversia relacionada con estos Términos será sometida a los mecanismos de arreglo directo entre las partes. Si no se logra solución, será conocida por las autoridades o jueces competentes conforme a la ley aplicable.

28. Contacto

Para preguntas sobre estos Términos de Servicio, puede contactarnos en: